El próximo 30 de abril finaliza el plazo para la legalización en el Registro Mercantil de los libros de contabilidad correspondientes al ejercicio 2014 de las compañías que cierran su ejercicio a 31 de diciembre, siendo el primer ejercicio en que la totalidad de los libros de una compañía deben ser presentados en soporte electrónico y por vía telemática.

Con el fin de unificar criterios en la presentación de los libros y establecer una serie de principios conforme a los cuales debe producirse esta legalización, el pasado 16 de febrero fue publicada en el BOE la Instrucción de 12 de febrero de 2.015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de los libros de los empresarios, en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.

Por su relevancia creemos importante reproducir los nuevos criterios que determinan esta Instrucción sobre la tramitación en la legalización de libros de empresarios:

  • Para los ejercicios abiertos a partir del 29 de septiembre de 2013 todos los libros de los empresarios deben cumplimentarse en soporte electrónico.
  • La presentación en el Registro Mercantil deberá ser por vía telemática, tras su cumplimentación, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
  • No podrán legalizarse libros encuadernados en blanco para su posterior utilización.
  • Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia.
  • Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único, deberán reflejarse en soporte electrónico y ser presentados de forma telemática. En cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente. Dicho libro podrá ser único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad, o también un libro para cada uno de los órganos colegiados. Será necesario que en cada uno de dichos libros conste la fecha de apertura y cierre del ejercicio.
  • Para los libros registros de socios o de acciones nominativas se procederá de forma similar a la anteriormente establecida para el libro de actas incluyendo la diligencia de cierre que debe incorporarse a los libros en blanco ya legalizados. En todo caso, una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se deberá legalizar un libro, que será el primero de orden, en el que conste la titularidad inicial de los fundadores. Una vez legalizado este libro inicial sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro en los cuatros meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas. En dichos libros deberá constar la identidad completa de los titulares y la nacionalidad, en su caso, incluyendo igualmente sus domicilios.

Por tanto los libros de contabilidad correspondientes al ejercicio 2014 deberán presentarse para su legalización al Registro Mercantil en formato electrónico y presentación telemática. Los libros a presentar son los siguientes:

  • Libro Diario.
  • Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, que consta de:

     
    · Balances de Sumas y Saldos Trimestrales acumulados.
    · Cuentas Anuales.

  • Libro de Actas (incluirá todas las actas de Junta General de Accionistas de fechas comprendidas entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del ejercicio 2014).
  • Libro Registro de Socios o de acciones nominativas (sólo deberá presentarse, si durante el período comprendido entre las fechas 1 de enero y el 31 de diciembre del ejercicio 2014, ha habido algún cambio en la composición accionarial de la compañía. Se presentará también para comunicar los socios en caso de constitución de la sociedad durante el ejercicio 2014).
  • Libro Registro de Contratos del Socio Único con la Sociedad Unipersonal (sólo deberá presentarse, si durante el período comprendido entre las fechas 1 de enero y el 31 de diciembre del ejercicio 2014, se ha firmado algún contrato entre la sociedad y su socio único).

Conjuntamente con los libros deberá presentarse la certificación del órgano de administración en que conste el cierre de todos los libros de la compañía legalizados de hojas en blanco para su transcripción a la fecha de presentación de los libros. En dicha certificación se hará constar nombre y número del libro y fecha de legalización.